行政助理岗位说明书范例
一、基本信息
岗位名称
行政助理
岗位编号
所属部门
行政人事部
岗位编制
直接上级
行政人事经理
直接下级
行政专员
编制者签字
审核者签字
二、岗位概述
在部门经理领导下,组织建立和完善公司制度管理规范、流程管理规范、经营计划体系、经营数据统计体系、行政管理制度、后勤管理制度、会议管理制度、信息化管理制度、法律事务管理制度等制度体系,并监督执行,指导项目公司建立相应制度体系,为公司战略目标和年度经营目标实现提供经营分析和后勤保障。
三、职责与任务
职责一
职责表述:组织开展经营计划管理工作
工作任务
1.根据公司的发展战略和年度经营目标,组织编制公司年度经营计划
2.负责组织审核、汇总公司各部门及项目公司的季度、月度经营计划,编制公司季度、月度经营计划
3.组织开展经营信息的汇总与统计分析,组织编制、报送公司内外的各种统计报表
4.审核经营状况分析报告,组织公司每月的经营分析会
5.组织对公司年度经营计划的执行情况进行监督,组织对偏差进行分析并提出改进建议
职责二
职责表述:组织开展制度与流程体系建设工作
工作任务
1.组织制定/修订各项管理和业务流程,及相配套的制度体系
2.组织检查、监督、考核相关制度和流程等的执行情况
3.组织搜集对制度和流程体系的改进建议,进行持续的优化改进
职责三
职责表述:组织开展公司行政、后勤管理工作
工作任务
1.组织固定资产、办公用品采购与管理、档案管理等工作,支持公司经营管理活动开展
2.组织公司保卫、消防工作,确保公司财产安全
3.负责组织公司办公环境的建设与维护
4.参与公司外联接待工作
5.组织公司车辆管理
6.组织公司的工会党务工作
职责四
职责表述:组织开展法律事务管理工作
工作任务
1.组织制定公司法律事务处理规范
2.组织处理公司重大及共性法律事务
3.组织开展公司“普法”工作
职责五
职责表述:组织开展品牌与z6尊龙app官方网站的文化管理工作
工作任务
1.组织建立公司品牌管理体系,形成标准的品牌内涵和外部视觉系统
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2.组织制定品牌、标识使用规范,并监督执行
3.负责管理公司形象标识、商标的注册登记、变更、使用许可和权益维护等工作
4.组织建立公司统一的z6尊龙app官方网站的文化体系,包括核心价值观、理念体系、宣传口号和z6尊龙app官方网站的文化手册等
5.组织制定公司文化传播的整体计划,负责公司层面的z6尊龙app官方网站的文化传播活动,指导项目公司开展相关活动
6.组织检查、评估各项目公司z6尊龙app官方网站的文化建设的执行情况,并提出相应的意见
职责六
职责表述:组织会议管理
工作任务
1.组织制定公司会议管理制度,并指导项目公司实施
2.负责总裁办公会、日常例会、重大业务会议及公司月度、年度会议的组织工作
3.负责会议室安排、会议通知、会议记录、会议纪要、会议决议事项的落实和反馈工作
职责七
职责表述:组织公司信息化建设
工作任务
1.组织公司信息化规划和工程建设;负责组织制定各种信息化平台管理办法及使用管理
2.组织信息化供应商选择,报公司高层审定,并负责与供应商的对接工作
3.组织公司计算机配件、耗材的管理;负责公司计算机硬件及网络基础设施的建设、更新和维护
职责八
职责表述:负责开展本部门员工队伍建设
工作任务
1.选拔、配置本部门人员
2.监督、指导下属员工的日常工作,进行考核评价,提出奖惩建议
3.负责组织部门内部业务培训和交流,提高员工业务素质
职责九
职责表述:负责部门内部管理及部门间的协调
工作任务
1.组织制定部门内部各项管理规章制度及实施细则,督促实施,并不断修改和完善
2.制定本部门工作计划和预算,控制费用支出
3.负责本部门内工作任务的分工,指导、监督各项工作有续开展
4.配合公司战略委员会相关工作,负责组织执行和落实相关决策
5.协调本部门与公司其他部门间关系,解决争议
职责十
职责表述:完成公司领导交办的其他工作
四、权力
业务权
对公司各类会议的决定、决议有督办权
对公司各部门/各项目公司的行政管理和监督检查权
对行政事务的审核权
对各部门违反公司规定的行为有制止权
对档案管理的指导权和监督检查权
各部门有关资料和报表的索取权
人事权
对直接下级在本部门内的工作分配权、调配权
对直接下级的考核权、奖惩建议权、任免提名权及淘汰建议权
对直接下级的工作争议有裁决权
财务权
预算内费用使用权、审核权或批准权
五、工作协调关系
内部关系
公司各部门
外部关系
工商、公安、消防、交通、保险公司、市政、大厦物业、社区工会党办、计生委等相关政府部门、新闻媒体、行政用品供应商等
六、任职资格
教育水平
大专
专业及职称
行政管理及相关专业
培训
接受过战略管理、经营计划管理、行政管理等培训
工作经验
3年以上工作经验,2年以上行政管理岗位工作经验
所需知识
精通相应的行政管理知识,熟悉房地产行业基本知识、政策法规知识、文书档案知识和计算机网络知识,了解公关礼仪知识
能力素质
熟练使用自动化办公软件;具备较强的计划管理能力、组织能力、文案写作能力、沟通协调等能力
七、工作特征
工作环境
场地环境:t较好 ¨一般 ¨艰苦
噪音环境:t较好 ¨一般 ¨艰苦
高温环境:t较好 ¨一般 ¨艰苦
尘毒环境:t较好 ¨一般 ¨艰苦
工作时间特征
正常工作时间: 小时/周
平均加班时间: 小时/周
平均出差时间: 小时/周
班制形式:¨长白班 ¨长夜班 ¨两班倒 ¨其他
使用工具/设备
计算机,办公桌椅、电话、传真机、打印机、internet/intranet网络、文件柜
备注
篇2:集团公司行政助理职位说明书
集团公司行政助理职位说明书
一、基本资料
职位名称 | 行政助理 | 定员人数 | 1 |
直接上级 | 业务部经理 | 直接下属 | 业务部文员 |
工资水平 | 辖员人数 | 1 |
二、工作概要
负责配合业务部经理进行日常业务管理。 |
工作任务
工作任务的内容 | 权限 | 管制基准 | 工作规范 |
配合业务部经理协调本部门和其他部门之间的合作关系 | 主办 | 部门协调 | 参照部门制度 |
配合业务部经理建立健全及执行各项日常制度(日常行为规范、考核制度、培训制度、激励制度等) | 协办 | 制度建立 | 参照部门制度 |
配合业务部经理做好营销政策制定执行,做好区域产品推广工作。 | 主办 | 执行力 | 参照部门制度 |
配合业务部经理进行绩效考核、动态管理及erp的整体运行。 | 主办 | 配合程度 | 参照部门制度 |
配合业务部经理对外围市场的费用进行初步审核 | 主办 | 准确率 | 参照部门制度 |
营销副总、业务部经理安排的其他事务 |
主办 | 及时率 | 参照部门制度 |
四、任职资格
所需要的最低学历 | 初中毕业□ 高中毕业□ 中等专科□ 大学专科√ 大学本科□ 硕士以上□ |
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专业 | 经济管理、机械制造、工民建类 | |||||||||||||||||
所需要的技能培训 | 培训技能 | 培训科目 | 培训周期 | |||||||||||||||
公关 | 沟通技巧等 | |||||||||||||||||
管理 | 制度执行等 | |||||||||||||||||
说明 | ||||||||||||||||||
工作经 验 | 适应年龄 | 28-45 | 适应性别 | 男 | ||||||||||||||
编号 | 相关工作经验 | 工作年限 | ||||||||||||||||
1 | 管理经验 | 1 | ||||||||||||||||
2 | 专业知识 | 2 | ||||||||||||||||
3 | ||||||||||||||||||
能力要求 | 项目 | 计划能力 | 组织能力 | 沟通能力 | 学习能力 | |||||||||||||
要求程度 | 强 | 强 | 强 | 强 | ||||||||||||||
技能要求 | 项目 | 口头表达 | 书面表达 | 计算能力 | 打字速度 | 英语水平 | 专业职称 | |||||||||||
口语 | 听力 | 写作 | 阅读 | |||||||||||||||
要求程度 | 强 | 强 | 强 | 一般 | 一般 | 一般 | 一般 | 一般 | ||||||||||
个性特征 | 项目 | 责任心 | 自知力 | 自控力 | 支配性 | 外向 | 内向 | |||||||||||
要求程度 | 强 | 强 | 强 | 强 | √ | |||||||||||||
特别要求 | 有一定的文案基础 | |||||||||||||||||
职位关系 | 可直接升迁的职位 | 分公司区域经理 | ||||||||||||||||
可相互转换的职位 | 市场部经理助理 | |||||||||||||||||
可升迁至此的职位 | 业务主任 |
五、体能需求及工作环境
体能需求 | 工作姿势(%) | 工作紧张程度 | 体力消耗 | ||||
站立:30 | 走动:30 | 端坐:40 | 一般 | 大 | |||
工作环境 | 工作场所 | 危险性发生的概率 | 加 班 | ||||
室内:√ | 室外:√ | 高□低√几乎不危险□ | 经常√偶尔□几乎不□ |
篇3:建筑工程总公司综合管理部行政助理岗位说明书
建筑工程总公司总承包部岗位说明书
(综合管理部行政助理)
一、岗位基本情况
1.岗位全称:综合管理部行政助理
2.岗位简称:行政助理
3.所属部门:综合管理部
4.管理层次:初级管理人员
5.级别范围:e1~e5
二、工作关系
1.直接领导:综合管理部行政主管;
2.直接下属:无;
3.协作关系:与公司各部门、分公司和项目经理部有关人员;
4.对外联络:在行政主管授意下与政府对口管理部门、总公司或其他法人、社团等。
三、岗位职责概述
公司行政、后勤管理的辅助性岗位,协助行政主管开展公司行政、后勤管理工作。
1.参与公司行政管理工作;
2.参与公司后勤服务工作;
3.参与公司行政档案管理工作;
4.在行政主管授意下,代表公司与总公司或政府有关部门进行行政性的工作接触、联系和沟通。
四、岗位职责
1.参与公司行政管理工作;
1)参与建立健全公司行政管理制度,在行政主管授意下起草公司行政规章制度;
2)协助行政主管组织公司本部日常办公,及时劝阻、制止、纠正违反公司办公制度的行为,维护公司的良好办公秩序;
3)按照行政主管授意起草公司行政公文,以及经批准后的文件发放工作;
4)参与筹备、组织公司级会议,协助行政主管准备会议文件和资料,配合总经理秘书作好会议记录,会议纪要的整理、下发,以及各项决定事项的检查督办;
5)负责总公司及外来文件的领取、分类、登记、领导批阅,传阅等工作。
6)负责管理公司“zcbb@cscec.com.cn”电子信箱,及时接收总公司邮件,并作好邮件转发及通知等工作,负责将涉及信息的内容传递给信息助理;
7)参与公司重大公共关系活动、重大活动策划,以及具体组织实施;
8)负责办理领导交办的有关事宜。
2.参与公司后勤服务工作;
1)参与建立健全公司后勤管理制度,在行政主管授意下起草公司后勤规章制度;
2)参与固定资产管理工作,负责公司固定资产的建帐、登记和管理等工作;
3)参与办公用品管理工作,负责公司本部办公用品的登记、保管和发放工作;
4)参与社会事务管理工作,协助行政主管开展公司安全保卫、计划生育、义务献血、义务植树、环境绿化等社会事务工作;
5)负责为公司员工统一办理总公司胸卡;
6)协助行政主管作好其他后勤服务事宜。
3.参与公司行政档案管理工作;
1)参与建立公司档案管理制度,负责公司行政档案的收集、整理、保管和统计等工作;
2)协助有关部门人员借阅公司本部行政档案,以及总公司档案;
3)参与管理公司部门、分公司和项目经理部行政文件的立卷归档工作。
4.经行政主管授意,代表公司与总公司或政府有关部门进行工作接触、联系和沟通;
1)经行政主管授意,代表公司与总公司有关部门的联系和沟通,及时上传下达,组织完成上级部门要求的工作;
2)参与接待和组织安排总公司或政府相关部门到公司考察、调研和指导工作等活动;
3)及时通知、协调公司有关部门或项目积极配合、支持总公司或政府主管部门的上述活动;
4)经行政主管授意,代表公司参加有关行政、后勤方面的会议。
五、任职资格和条件
1.学识要求
1)大学专科或以上学历,行政管理、企业管理或相近专业;
2)具备企业管理、行政管理的理论知识,具有一定的行政实践知识;
3)了解建筑企业管理的特点,掌握施工管理的基本概念和知识;
4)了解掌握国家政府部门关于企业发展、改革的基本政策,掌握国家宏观政治、经济政策、制度和要求,熟悉公司内部所有基本管理程序和规章制度;
5)了解iso9000质量管理体系和iso14000环境管理体系的基本架构和具体内容;
6)熟练使用计算机,熟悉word、e*cel、powerpoint等常用办公软件。
2.经验要求
1)具有3年以上工作经验;
2)具有3年以上行政管理经验;
3)具有2年以上施工企业工作经验。
3.能力素质要求
1)思想正直、坚持原则、光明磊落,具有良好的职业道德;
2)具备一定的组织能力和动手能力;
3)具有一定的文字处理能力和协调沟通共事能力;
4)不断学习、持续追求的意识和精神,更新知识、紧跟时代的进取能力;
5)具有坚忍不拔、愈挫愈奋的心理素质。
签字确认栏:
本岗位职员 直接上级 公司总经理
签字: 签字: 签字:
日期: 日期: 日期:
篇4:科技公司行政助理(前台)职位说明书
科技公司行政助理(前台)职位说明书
职位说明书
编制: 审核: 批准: 存档:
职位名称:行政助理(前台) 所属单位/部门:行政部 职位编号:
任职资格
1、基本条件: 学历:专科及以上 年龄:20岁~28岁 性别:女
2、专业素质:接待管理、秘书管理、礼仪管理;
3、经验/技能:1年以上企业前台工作经验,良好的礼仪规范、表达能力、协调与沟通能力,熟练掌握运用流行办公软件;
4、思维素质:细心、有良好的服务意识、有一定的组织力;
5、行为/性格倾向:教强的人际沟通、文字表达和工作推动力/思维严谨,为人谦和、诚信、正直,原则性强;
6、职业道德/工作禁忌:高度的服务意识、责任心、公正性、保密性,尊重事实/浮躁、泄密;
7、其 他:良好的团队协作精神,善于学习,并学以致用。
职责权限
岗位职责:
1、负责接听公司内外电话,并转接到相关个人;
2、负责所有传真文件的收发和归档;
3、负责物件进出登记和归档;
4、负责管理前台file系统;
5、负责来访接待及记录;
6、负责前台公共区域及会议室环境卫生的维护和设施的管理;
7、其他与前台相关的杂项事物;
工作权限:
1、前台人员流动控制权
2、货物进出管理权
3、行政事务协调权
4、申诉权 关键业绩指标及权重:
1、内部客户满意度(30%)
2、外部客户满意度(30%)
3、前台管理的有效性(20%)
4、行为规范性(20%)
基本工作条件:
1、台式电脑1台(可上网)
2、固定电话1台
工作难点、重点:对内对外的礼仪规范、与各部门的沟通协调、文秘工作的体系性
报告与指导关系 职位通道
向上负责:行政主管 可晋升的职位:行政助理、专员、 主管
向下指导:
培训方向/重点:礼仪规范、办公室管理、沟通技巧、时间管理、人力资源部分课程
说 明:1、本职位说明书由在职员工和直接上级、主管上级共同拟制,经员工确认、部门审核、主管领导批准后执行,并作为指导、奖励员工、绩效管理的基本依据。
3、因工作内容、工作环境变化以及个人等原因,职位内容应及时修改和完善。
篇5:公司行政助理职位说明书
公司行政助理职位说明书
职位名称:行政助理
职位代码
所属部门:行政部
职 系
职等职级
直属上级:行政经理
薪金标准
填写日期
核 准 人
职位概要:
协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。
工作内容:
%协助上级制定行政、总务及安全管理工作发展规划和计划;
%协助审核、修订行政管理规章制度,进行日常行政工作的组织与管理;
%协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务;
%考核和指导行政部工作人员的工作并给予业务指导;
%协助承办公司相关法律事务;
%参与公司经营事务的管理和执行工作;
%会务安排。
任职资格:
教育背景:
◆行政管理或相关专业大专以上学历。
培训经历:
◆受过管理学、公共关系、文书写作、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训。
经 验:
◆2年以上行政管理工作经验。
技能技巧:
◆具有较强的时间管理能力;
◆优秀的外联和公关能力,具备解决突发事件能力;
◆良好的中英文写作、口语、阅读能力;
◆熟练使用办公软件;
◆熟练使用操作办公自动化设备。
态 度:
◆工作细致认真,谨慎细心,责任心强;
◆具有很强的人际沟通、协调能力,团队意识强。
工作条件:
工作场所:办公室。
环境状况:舒适。
危 险 性:基本无危险,无职业病危险。