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篇2：物业接管验收及档案资料的建立与管理

　　物业接管验收及档案资料的建立与管理

　　一、物业接管验收：

　　主要分三个方面：

　　(一)档案资料的验收与交接

　　1、进驻该社区后我们将与该项目负责人进行图纸资料的详细交接验收工作，包括：土建竣工图、水暖竣工图、电气竣工图等。

　　2、办公区各单位负责物业工作的负责人及联系电话。

　　(二)公共设备、设施现场验收与交接

　　1、我公司选派经验丰富的水暖、电气及土建工程师、项目主管会同该项目负责人组成现场交接小组，对房屋建筑、设施、设备等进行现场交接验收。

　　2、将对现场交接中发现的各类设备、设施、物品等数量及遗留问题记录在交接单上，交接验收单一式三份，由物业公司和司法局人民政府负责人签字确认后，各归档保存。

　　3、对交接验收中存在的各类问题，由公司各职能部门与相关部门公共协商解决。

　　4、对已接管验收的区域，组织相关人员进行，以便尽快熟悉情况，保持环境整洁。

　　(三)物业管理用房的交接及钥匙交接验收

　　1、公司将派专人与该项目负责人进行物业办公用房交接。

　　2、对公共区域及公共部位的钥匙尤其是水、电箱房及相关办公室的钥匙逐一进行核对、试用，并填写钥匙交接单，同时建立交接档案备存，以便于钥匙的统一管理，做到放置稳妥，安全有序。

　　二、档案资料的建立

　　档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为办公区域及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。针对司法局机关办公楼的物业管理形式，我们拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段，引进先进的物业管理软件，配备专职档案管理人员，建章建制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。需要收集的档案资料有以下几种：

　　(一)委托方提供的资料

　　1、技术资料

　　a、竣工图

　　b、附属工程及隐蔽工程的全套图纸

　　2、竣工验收证明书

　　建筑消防验收合格证

　　水泵、配电柜变压器、有线电视系统等设备的定购合同、验收证明书、产品说明书、竣工图纸。

　　3、办公区域使用资料

　　各楼层办公资料(包括主要负责人、联系电话)

　　建筑面积计算书

　　(二)档案处建立的资料

　　1、物业资料

　　a、办公楼基本资料

　　b、办公区域基本资料

　　2、办公区域使用资料

　　各办公区域主要负责人资料

　　3、日常管理资料

　　a、保洁管理记录

　　a、日常巡查记录

　　b、绿化消杀记录

　　c、供水、排水管线检查记录

　　b、保安管理记录

　　a、日常巡查记录

　　b、交接班记录

　　c、值班记录

　　d、物资搬运放行记录

　　e、紧急事件处理记录

　　f、车辆管理记录

　　g、夜间查询记录

　　c、装修管理档案

　　d、维修服务档案

　　a、维修服务登记表

　　b、维修服务回访记录

　　e、员工管理档案

　　a、员工个人详细资料

　　b、员工业绩考核记录

　　c、员工内务管理检查记录

　　f、培训档案

　　a、各项培训计划及实施记录

　　b、培训结果考核及跟查记录

　　c、军事训练及消防演习记录

　　g、行政文件

　　a、政府部门文件

　　b、物业公司及集团公司文件

　　c、管理处规章制度、通知、通报等文件

　　d、管理处获得的荣誉

　　三、档案、资料管理办法

　　1、档案、资料建立及管理运行流程示意图

　　2、档案资料收、发管理程序：

　　a、管理处重要资料(如委托方提供的资料)接收必须经过管理处经理或其指定负责人验收，完善交接手续后方能立卷归档。

　　b、管理处日常管理文件(如管理处通知、通报等)按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接受手续，并立卷归档。

　　3、档案资料管理要求：

　　a、采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录像带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。

　　b、尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。

　　c、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类文件管理，并定期清除过期无效文件。

　　d、原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。

　　e、档案的鉴定必须由管理处经理或其指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。

　　f、档案组卷按不同业务性质分块，以内空分类，逐一编号，登记造册编辑目录，最好按不同业务部门分柜保存。为工作方便可设置部门开架档案。

　　g、档案保管必须有专人负责，以达到文件管理要求，必须做到档案标识清晰，分类明确，易查找;档案必须由具备资格的人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任;档案入室时必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检验档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失。

　　h、档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求，配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等物质用以防潮，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文件管理要求。

篇3：物业公司合同档案管理方案(4)

　　物业公司合同档案管理方案

　　一、背景介绍

　　合同是物业公司与业主、供应商等相关方之间确立权利义务的重要法律文件，对于物业公司的经营和管理具有重要意义。然而，由于物业公司业务繁杂，承接的合同众多，合同档案繁杂、易丢失等问题严重影响了公司的运营效率和管理水平。因此，建立一套可行的物业公司合同档案管理方案是十分必要的。

　　二、管理目标

　　合理、高效地管理物业公司的合同档案，确保其真实、完整、安全。

　　三、管理原则

　　1. 法律合规原则：严格按照法律法规要求进行合同档案管理，确保合同合法、合规。

　　2. 政策导向原则：根据国家政策和相关文件的要求制定合同档案管理制度，及时进行更新。

　　3. 统一管理原则：尽量减少行政部门、项目部门之间的合同档案管理分散现象，实现档案管理的一体化。

　　4. 系统建设原则：建立合同档案管理系统，通过电子化、数字化手段优化合同管理流程，提高管理效率。

　　5. 安全保密原则：对涉及公司业务机密的合同档案进行加密存储，确保档案安全。

　　四、管理内容

　　1. 合同登记

　　(1)制定详细的合同登记表，包括合同编号、合同名称、合同类型、甲方、乙方、签订日期、履行期限、合同金额等要素，确保合同登记信息详实、准确。

　　(2)合同登记表应分为纸质版和电子版，便于实施合同档案的电子化管理。

　　(3)明确合同登记责任人，负责各合同的登记、更新和管理工作。

　　2. 合同存档

　　(1)建立合同存档制度，将纸质合同档案进行分类整理、编目，并制定合适的存储要求，包括温湿度、防火环境等。

　　(2)合同存档应按照合同编号顺序排列，每个合同都应有明确的存档位置。

　　(3)合同存档应具备进出库登记制度，对借阅合同进行登记备案，加强对合同档案的监管。

　　3. 合同电子化管理

　　(1)建立合同电子化管理系统，将合同纸质档案进行扫描、数字化处理，并通过系统进行管理。

　　(2)电子化管理系统应具备合同检索、更新、备份、归档等功能，方便合同的查找和管理。

　　(3)电子化档案应采取合适的加密措施，确保合同信息的安全性和保密性。

　　4. 合同过期提醒

　　(1)建立合同过期提醒机制，提前设置提醒时间，及时通知相关部门进行续签或处理。

　　(2)合同过期提醒可以通过系统自动发送提醒邮件或短信等方式进行，提高合同管理的及时性。

　　5. 合同审批流程

　　(1)制定合同审批流程，规定合同的审批权限和流程，包括合同起草、内部审核、主管审批等环节。

　　(2)通过电子化审批系统对合同流程进行管理，提高审批效率，减少人为错误和漏审情况的发生。

　　6. 合同风险评估

　　(1)建立合同风险评估制度，对涉及较大金额或风险较高的合同进行风险评估和备案。

　　(2)风险评估应从法律、经济、技术等多个角度进行综合考虑，确定合同的风险等级，并采取相应措施进行管理。

　　7. 合同变更管理

　　(1)建立合同变更管理制度，规范合同变更的流程和程序，包括变更申请、评估、审批和执行等环节。

　　(2)合同变更应明确变更的原因、内容、时限等要素，并经相关部门和主管领导的批准后方可进行变更。

　　(3)合同变更信息应及时更新到合同登记表和电子化管理系统中。

　　五、监督与评估

　　1. 建立相应的监督机制，定期对合同档案管理方案进行监督检查，确保各项制度的执行和运行效果。

　　2. 定期进行合同档案管理的绩效评估，总结经验，优化管理流程，提高管理水平。

　　六、总结与展望

　　通过建立合理、高效的物业公司合同档案管理方案，可以提高合同管理的效率和安全性，有效降低公司合同管理风险，提升公司的管理水平和竞争力。相信在方案的实施过程中，将会取得显著的成效。

篇4：营销服务物业保卫部档案管理制度

　　营销服务物业保卫部档案管理制度

　　1、保卫部档案建立在本部门办公室(原则上由秘书管理);

　　2、消防档案包括：上级文件、公函;工程消防验收报告;防火检查记录单;火险隐患通知单，向上级呈送的各类消防请示和报告，各级消防组织、灭火力量，消防设施、设备的分布;

　　3、内保档案包括：上级文件、公函，重点要害部位及人员政审，公安机关对案情案卷，保卫部对案情的调查案卷，公安机关出具的传唤、搜查、逮捕、拘留、劳动教养通知书，司法机关送达的判决通知书，公安机关的外调介绍信，案情通报;

　　4、其它档案包括：上级文件、通知、会议纪要，向上级请示的各类行文、饭店各项安全管理制度，对饭店各级安全检查的记录单、通知单、隐患通知书，整改措施、意见和建议，各项安全培训与考核记录，有关安全会议纪要，交通事故、违纪开除、非正常死亡，工作计划和总结;

　　5、档案分类装存，编排序号，建立目录，严格履行借还登记手续。

　　6、建立新类别档案需经部门经理，撤消旧档案须经部门经理办公会确定，报上级批准。

篇5：全省优秀档案工作者事迹材料

　　全省优秀档案工作者事迹材料

　　***，武警******司令部秘书，

　　19**年*月出生，19**年*月入党，19**年*月入伍，19**年*月提干。大学毕业入伍到部队*年来，他时刻以一名军人、党员的满腔热情为消防事业默默地奉献，以实际行动实践着“***”重要思想，在文秘档案工作岗位上一呆就是*年，以强烈的事业心和责任感，把全部的精力投入到工作中，吃苦耐劳，兢兢业业，无怨无悔，在平凡的工作岗位干出了不平凡的业绩。*年来，他先后二次荣记三等功，四次被支队评为优秀党员，四次受到嘉奖。

　　谈起他的成绩，他只是淡淡一笑，他说：“这些荣誉只代表过去，并不代表将来，

　　种上这份田，就要操上这份心，吃上这碗饭，就得担好这份责，在人生道路上，我还需不断地努力奋斗!”这些朴实的话是他入伍以来工作的真实写照：成绩是干出来的，实力是拼出来的，荣誉是苦出来的。

　　一、加强政治思想理论和业务学习，追求知识，与时代合拍

　　思想是行动的先导。加强政治思想理论和相关业务学习，保持政治坚定合格，树立正确的世界观、人生观、价值观，是他工作中取得成绩的不竭的动力和源泉。学习，永远是每个人终身的一项任务，是强化自身素质的根本途径。***入伍以来始终能以一军人和党员的标准严格要求自己，主要表现在两个方面：其一，在思想上积极要求进步，能认真学习***理论和“***”重要思想，坚持党的路线、方针、政策，拥护中国共产党的领导，始终与党中央保持高度一致。自始至终树立和牢记全心全意为人民服务是全党全军的崇高宗旨，积极参加支队组织的各种政治学习活动。

　　其二，不遗余力地学习专业知识和相关知识。参加工作后，除系统学习防火灭火和文秘档案专业知识外;他凭着对知识孜孜不倦的追求，在业余时间先后通过自学考试等形式，取得了**大学汉语言文学本科文凭，通过了全国计算机等级考试二级，为做好本职工作打下了良好的基础。

　　二、热爱本职工作，

　　工作尽职尽责，业务精益求精

　　入伍这多年来，他既负责档案管理又兼支队秘书，尽管这项工作枯燥乏味，很多人都不愿从事，但他却在这个岗位上一呆就是*年，耐得住清苦的工作生活环境，恪守良好的职业道德，在平凡的工作岗位上默默奉献着自己的青春。

　　他刚到支队时，支队的文秘档案工作一直处在一种无序状态，没有专职人员从事这项工作，人员走马灯式频繁换人。他接手文秘档案工作时，摆在他面前的是：机关和基层大队档案管理不规范、数据不实、资料不全、收发文不规范、文件资料零散，许多文件资料都放在个人抽屉里，没有实行集中管理，当时所谓的档案室内档案资料残缺不全，历史资料堆积如山，根本没有按档案管理要求进行装订和归档。面对这种状况，他思想压力很大，一是从未接触过文秘档案工作，文秘档案工作对他来说是一片空白，不知从何下手;二是一切都要从零开始，工作量如此之大超出他的想象;三是完不成领导交办的任务如何交差等等。开弓没有回头箭。当时他想，既然领导把他放在这个岗位上，作为军人，一切以服从命令为天职，要干就要干好。他是这么想，也是这样做的。19**年至19**年，支队先后两次派他到**参加文秘工作现场会，他充分利用每次外出学习的大好机遇，在现场会上，虚心向同行学习，不懂就问，认真细致地做好记录，对文件材料的归档范围、文书档案保管期限的确定、案卷标题的拟定、卷内目录、封面的填写和案卷号、案卷目录、全引目录的编号以及装订、装盒等一整套文书立卷方法进行系统的学习，初步了解并掌握了档案资料的收集、整理、归档及组卷的基本技能，回到支队后，又积极与市档案局取得联系，到档案局进行了系统的业务培训，并与档案局建立了友好的业务往来，经常请档案局的业务人员到支队指导。通过走出去、请进来等办法，他总结出一套自己的工作方法，大大地提高了业务水平，极大的提高了工作效率。面对如山的档案、资料，他信心十足。根据档案整理的要求，结合部队实际，他先后制订了《***档案资料基础建设试点工作实施方案》和《***档案资料基础建设实施方案》，立即在**大队进行试点(1999年**大队档案室当年就达到了省二级管理目标)，然后以点带面在全支队推广。

　　面对学到的知识和取得的一点成绩，他没有裹足不前，而是自我加压。他想，作为支队机关档案室，就更应高标准、严要求，要在全市**部队档案工作中起示范作用。19**年底，他向支队党委提出了支队机关档案室晋升省一级的想法。支队领导大力赞同，并给予人力、物力、财力等大力支持，在他的带领下，着手制订了《支队机关档案室晋升省一级目标管理的实施方案》，从19**至20**年，他几乎牺牲了所有休息日，家也很少回，那时他小孩才出生几个月，而且体弱多病，却把老婆和小孩全部托付岳父母一家照料，一门心思放在档案的升级达标上，经常加班加点，晚上有时工作到凌晨一两点钟，爱人虽有怨言，但为了如期实现目标，他还是义无反顾地反全部精力投入到档案工作中。功夫不负有心人。经过近一年日夜奋战，支队机关档案室终于从徒有虚名到名副其实：档案宽敞明亮，分荣誉室(阅览室)、办公、库房三部分，档案室资料收集齐全，室藏丰富，共室藏档案七个门类：文书档案、数据库、财会档案、消防监督档案、声像档案、书籍资料、营房档案，并修改和制定了档案管理各项规章制度，加强了基础数据统计管理，大力开展编研等工作，近五年来的档案资料各类目录都实行了微机打印，并实行微机检索。20**年11月29日，经过省、市档案局专家评定，**支队机关档案管理达到省一级档案管理标准，得分98.5分。市档案局专家给支队机关档案工作的评价是，领导重视，人员优化，管理科学，成效显著。目前支队档案资料基础建设基本形成规范化、制度化、现代化的管理体系，这其中凝聚了他多少心血和汗水，成绩是最好的证明，大家都有目共睹。20**年3月支队机关档案工作被市档案局评为先进工作单位。

　　为了培养文秘档案工作人员，提高支队文秘档案队伍整体业务素质，一是他自己不断钻研业务，积极学习档案业务新知识，加大档案信息化管理，积极参加市档案局举办的各种知识讲座;二是他充分利用自己所学到的知识，每年都要在全支队举办一次文秘档案人员培训班，培养了一大批业务骨干。

　　除了做好档案的管理和开发利用外，还积极当好领导的参谋助手，较好地完成了领导交办的各项工作任务。能把学到的知识积极地与本职工作结合起来，积极探索新形势下部队建设面临的新情况、新问题，撰写了多篇信息调研*，去年在全省**部队调研论文评选中，获得了二等奖。

　　三、作风严谨，时刻保持我军的优良传统

　　他能认真遵守部队的条令、条例和各种规章制度，严以律已，服从领导指挥，作风严谨，生活中正直无私，不受社会上各种腐蚀思想的侵蚀，警容风纪良好，艰苦朴素，勤俭节约。与同事相处，待人以诚。

　　一个人的生命是有限的，而把自己有限的生命投入到无限的事业中，将美好的青春奉献给无悔的工作，这是杰出者对生命价值的诠释。***不是一个伟大的杰出者，但他用执着追求，把自己的青春热血和智慧全部融入到消防文秘档案工作中去，默默地诠释着自己生命的价值。善学肯钻，才能学有所成;踏实工作，才会不断提高——这就是他。