一、物业档案管理机构及其职责
(1)公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
(2)综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
(3)档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
(4)综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、物业归档管理制度
(1)凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理 及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
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(2)凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
(3)归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
(4)凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
(5)业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
(6)由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
(7)在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
三、 物业档案保管制度
(1)公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
(2)归档资料要进行登记，编制归档目录。
(3)档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
(4)档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
(5)库存档案必须图物相符，帐物相符。
(6)档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
(7)根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
(8)经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
(9)严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
(10)凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
篇2：物业档案借阅制度
物业档案借阅制度
（1）档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
（2）借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
（3）借阅档案，必须履行登记、签收手续。
（4）借出档案材料 的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
（5）借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
（6）借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
（7）借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
（8）重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
篇3：物业档案归档管理制度
一、物业档案管理机构及其职责
(1)公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
(2)综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
(3)档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
(4)综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、物业归档管理制度
(1)凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理 及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
(2)凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
(3)归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
(4)凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
(5)业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
(6)由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
(7)在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
三、 物业档案保管制度
(1)公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
(2)归档资料要进行登记，编制归档目录。
(3)档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
(4)档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
(5)库存档案必须图物相符，帐物相符。
(6)档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
(7)根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
(8)经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
(9)严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
(10)凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
四、 物业档案借阅制度
(1)档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
(2)借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
(3)借阅档案，必须履行登记、签收手续。
(4)借出档案材料 的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
(5)借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
(6)借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
(7)借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
(8)重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
篇4：电梯技术档案管理制度
电梯技术档案管理制度
1、目的和范围
1.1目的
为便于电梯的维护保养，分析电梯故障原因，及时消除电梯事故隐患，了解电梯日常管理的进展情况。
1.2范围
规定对电梯所涉有关资料存档、保管、借用等方面的要求。
2、职责
电梯安全管理人员负责电梯档案的收集、管理工作，单位档案室负责电梯档案的存档、保管工作。
3、技术档案管理制度
3.1电梯技术档案的种类：
a、电梯随机出厂文件(包括产品出厂合格证、安装使用维护保养说明书、电梯主要部件型式试验报告书、装箱单、机房井道布置图、电气原理图接线图、电梯功能表、主要部件安装示意图、易损件目录);
b、电梯开工申报单;
c、 电梯安装施工记录;
d、 竣工验收报告;
e、 特种设备检验检测机构电梯验收报告和定期检验报告;
f、 日常检查、维护保养记录，大修、改造记录及检验报告;
g、 运行情况记录和交接班记录;
h、 事故及故障记录;
i、 电梯作业人员培训记录;
j、 同意注册的登记表。
3.2电梯日常安全管理人员及档案管理人员应认真贯彻国家档案工作的方针、政策，做好档案、资料的接收、登记、整理、保管、借阅等事宜，为电梯的安全运行提供准确的信息资料。
3.3电梯安全管理人员应监督电梯作业人员作好各种记录，及时将各种记录移送档案部门保管。
3.4电梯安全管理人员每月应将各种记录送交档案管理部门保管。
3.5有关人员部门需借用电梯资料的应经电梯安全管理人员同意签署意见后向档案管理部门借阅，并按规定作好借阅登记手续，按时归还借阅资料。
3.6电梯的各种资料应按年度由档案管理部门装订成册。
3.7电梯相关资料的销毁应经电梯安全管理人员的允许才可进行。
篇5：设施设备档案管理制度
设施设备档案管理制度
1目的
对设施设备技术资料进行控制，确保设施设备的可追溯性。
2适用范围
适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和控制。
3职责
3.1工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和控制。
3..2工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。
3..3各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。
4操作步骤
4.1技术资料的收集
4.1.1新购设备技术资料的收集
4.1.1.1新购设备进行开箱验收时，工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。
4.1.1.2设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。如使用部门需要技术资料，工程技术部档案员可对其进行复印，并将复印件提供给使用部门。
4.1.1.3复印份数及分发情况必须如实记录。
4.1.2新管理小区技术资料的收集
公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。接管验收完毕后，接管验收小组负责将技术资料(包括各种图纸、设备资料等)交工程技术部归档保管。小区可保留备份件或复印件。
4.1.3其他技术资料的收集
4.1.3.1工程技术部文员平时应注意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。
4.1.3.2工程技术部文员平时应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资
料。
4.2技术资料的存档
4.2.1技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。
4.2.2工程技术部文员负责对技术资料进行编号。
4.2.3工程技术部文员应建立“技术资料登记表”，记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。
4.3技术资料的使用
4.3.1技术资料如有分发需要，应由工程技术部经理确定分发范围，核定分发数额。由文员进行复印，核对无误后并进行分发，同时填制“技术资料发放表”。
4.3.2公司员工需要查阅相关的设备技术资料，必须出示部门负责人的批条，并经工程技术部经理同意。
4.4技术资料的作废
4.4.1符合作废条件的技术资料应予以处理
以下情况技术资料要进行作废处理:
a) 该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重抵触，或被其明令禁止;
b) 已被淘汰的设备的技术资料;
c) 因本身存在较大错误，被原发布单位用新的资料予以替代的技术资料。
4.4.2技术资料作废须由文员上报工程技术部经理批准。
4.4.3已经发放的技术资料由工程技术部办公室按“技术资料发放表”限期三
日收回。
4.4.4所有作废的技术资料必须加盖“作废”章，同时填写“作废技术资料处理记录表”，并由工程技术部经理批准后定期统一销毁。
4.4.5因任何目的需要保留的作废文件，须经工程技术部经理批准后，加盖“保留”章后方可保留。
5 记录
技术资料发放表
技术资料登记表
作废技术资料处理记录表