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篇2：物业内部会议管理制度(5)

　　物业内部会议管理制度

　　1. 引言

　　旨在规范和优化物业公司内部会议的召开、组织和管理，以确保会议的高效性、透明度和可操作性，促进信息共享、决策制定以及问题解决的有效进行。

　　2. 会议类型

　　2.1. 内部会议

　　内部会议是物业公司内部人员之间的会议，用于讨论日常运营、管理和项目进展等事宜。内部会议包括但不限于：

　　- 周例会：每周召开，讨论日常运营和问题解决。

　　- 月度管理会议：每月召开，审议财务、预算和战略计划。

　　- 项目进展会议：根据需要召开，监督项目进展。

　　2.2. 居民会议

　　居民会议是物业公司与小区业主/居民之间的会议，用于传达信息、听取建议和解决问题。居民会议包括但不限于：

　　- 业主大会：定期召开，审议财务报告、选举物业管理委员会成员等事宜。

　　- 小区居民代表会议：不定期召开，听取业主意见、提供项目更新等信息。

　　3. 会议召开程序

　　3.1. 内部会议

　　- 会议召集：由会议组织者(通常是物业公司高层管理人员)负责召集会议，确定会议时间、地点和议程。

　　- 通知与提前材料：会议通知应提前通知与会人员，并附带相关材料和议程，以便参与者有足够的准备时间。

　　- 会议议程：明确会议议程，确保会议有组织、高效进行。

　　- 记录和汇报：指定一名记录员负责记录会议内容，并在会后制定会议纪要，向相关人员进行汇报。

　　3.2. 居民会议

　　- 会议召集：由物业公司通知业主/居民召开居民会议，确定会议时间、地点和议程。

　　- 通知与提前材料：提前通知业主/居民，并附带相关材料和议程，以确保参与者充分了解会议内容。

　　- 会议议程：明确会议议程，确保会议有序进行。

　　- 记录和汇报：指定一名记录员负责记录会议内容，并在会后制定会议纪要，向业主/居民进行汇报。

　　4. 会议组织与管理

　　4.1. 内部会议

　　- 主持人：指定一名主持人，负责引导会议进程、控制时间和确保议程的执行。

　　- 会议材料：确保会议所需材料准备充分，包括报告、图表、数据等。

　　- 参与者：明确会议参与者，确保关键人员的出席。

　　- 会议记录：指定一名记录员，记录会议讨论和决定，制定会议纪要。

　　- 时间管理：确保会议时间合理，避免超时。

　　4.2. 居民会议

　　- 主持人：由物业公司或物业管理委员会成员担任主持人，确保会议有序进行。

　　- 会议材料：准备和分发相关文件，包括财务报告、项目更新等。

　　- 会议安全：确保会议场所的安全，提供必要的设备和服务，如投影仪、音响等。

　　- 居民参与：鼓励业主/居民积极参与，提供意见和建议。

　　5. 会议纪要与文件管理

　　- 会议纪要：每次会议后，制定会议纪要，包括会议日期、时间、地点、出席人员、议程、讨论内容和决定。

　　- 文件管理：建立有效的文件管理系统，存档和保留会议相关文件，确保文件的可检索性和机密性。

　　6. 决策与行动项跟踪

　　- 会议决策：明确每次会议的决策事项，分配责任人，并设定截止日期。

　　- 行动项跟踪：定期跟踪和汇报决策的执行情况，确保行动项得到有效落实。

　　7. 反馈与改进

　　- 定期收集与会人员的反馈，以改进会议组织和管理流程。

　　- 持续改进：根据反馈和经验教训，不断完善会议制度和流程，提高会议质量和效率。

篇3：公司行政事务管理制度:会议管理

　　公司行政事务管理制度

　　总则

　　为进一步适应公司质量、环境体系双认证的实施，规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类文件，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面。

　　第一章

　　会议管理制度

　　一、内部会议管理办法

　　(一)、公司会议主要包括总经理办公会议、工作调度会议、各种专题会议、全体员工大会、部门会议及临时会议等。

　　(二)、公司级会议的组织者为综合处。

　　(三)、会议由综合处提供服务，会议召开应提供、做好会议通知、材料、会场、记录等各项服务，会议结束后，根据情况撰写会议纪要，必要时提供水果、茶水、录音、摄像、投影等服务。

　　(四)、会议通知形式主要为电话通知，处长、部门经理及以上人员应通知到本人，其他人员通知到部门，由各部门自行通知。

　　(五)、与会人庇ρ细褡夹鼗嵋榧吐桑坏贸俚健⒃缤恕⑽薰嗜毕;嵋槠诩溆氐羰只韧ㄑ豆ぞ撸嵋槠诩湟窆嶙ⅲ坏媒煌方佣牟辉谘苫蛩嬉庾叨跋旎嵋檎v刃颉?span

　　(六)、因故不能参加会议的，必须亲自向综合处说明理由。

　　(七)、会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。

　　(八)、各处室、部门要把每次调度会及其它会议精神传达到基层，也可根据自己部门的实际情况，定期召开部门级会议传达会议精神。

　　(九)、部门有关会议如需综合处协助的应提前通知综合处，以便做出统一安排。

　　二、对外出租会议室、多功能厅管理办法

　　(一)、公司所属会议室及多功能厅由物业处负责办理租用手续，综合处负责提供相关会议服务。

　　(二)、物业处根据会议室使用情况与租用会议室单位商定相关出租事宜，填写《会议室使用登记单》，经主管经理签字确认后通知综合处，综合处同使用单位协商会议室使用的具体事宜(预约时间、需提供的服务等)。

　　(三)、租用单位于租用当天将《会议室使用登记单》交与综合处会议管理人员，待会议室使用完毕后，由会议室管理人员填入会议室实际使用时间，由租用单位签字确认后，综合处返还物业处作为收费依据。

篇4：会议室使用规范及管理制度2篇

　　会议室使用规范及管理制度

　　为规范会议室的使用及管理，为各种会议提供充分的后勤保障和接待服务，特制定本制度。

　　一、使用程序

　　1、使用会议室前，需向办公室预约登记，并说明使用时间等情况，由办公室统筹并公示会议安排。

　　2、使用会议室前，由使用部门提前布置会议室，必要时办公室可提供协助。

　　3、使用会议室期间，使用部门要在会议室门前自觉将告示牌调整为“会议中”，室内物品设施使用方法见背页“会议室使用须知”。如需其他帮助可致电88888888。

　　4、会议结束后，使用部门负责将会议室恢复原状，并将告示牌调整为“空闲”。

　　二、管理制度

　　1、办公室负责定期检查会议室，并督促清洁人员每天上、下午上班前对会议室进行清理。

　　2、使用部门和与会人员要爱护室内公物，保持室内清洁，不得随意将会议室用品带走或挪作他用，损害公物照价赔偿。

　　3、会议室使用后，使用部门需关闭灯、空调，擦净白板，清理垃圾，摆放用水，摆正座椅，将会议室恢复到使用状态。会议室物品摆放标准见背页。

　　三、本制度自20**年12月起施行。

　　会议室使用管理规定

　　一、目的

　　为了进一步加强会议室管理，明确各部门使用会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定。

　　二、适用范围

　　适用于公司内部各大小会议室的使用。

　　三、会议室使用规定

　　1、 会议室均由总经办统一管理，统筹协调安排使用，并负责室内卫生清洁、绿植更换、设备设施维护保养等各项日常管理工作。

　　2、 部门或个人需要使用会议室时，需提前至少半天向总经办提出申请，填写在《会议室使用登记簿》上，经办公室准许后方可使用。

　　3、 负责会务人员需提前至前台领取钥匙，打开会议室门，需要使用音响、投影设备的，提前安装调试。

　　4、 使用原则：先申请后使用，按申请的先后顺序使用。没有经过申请的部门或个人临时需使用，可以使用(仍须至前台申请后使用)，但如有冲突，必须先礼让已申请使用会议室的部门或个人。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序(总经办不负责协商，由使用者自己协商)。

　　5、 遇公司级的紧急及重要会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。

　　6、 为了提高会议室的使用效率，部门及个人应在预约的时间到达会议室，并开始使用，超过30分钟未到达会议室的，总经办有权对会议室的使用权另作安排。

　　7、 使用者应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用，请及时通知总经办，如在紧接的时间段内已安排了给公司级或其他部门使用时，超时使用的单位或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

　　8、 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。用后应及时整理，保持会议室整洁：按6s标准(包括白板檫干

　　净，白板笔盖好，桌椅、设施设备还原，地面室内卫生等)，离开时关闭电源、空调，锁好门、窗，将门钥匙交还办公室。

　　9、 会议室内所有配置、设备等，用后不能带走。会务人员必须管理和维护室内设施和物品，任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转作他用。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。

　　10、 会议室内本公司员工不允许抽烟，不能往会议室窗台及窗外丢东西。违者发现一次罚款50元。

　　11、 如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。

　　四、程序

　　1、申请流程

　　1)部门或个人至前台查询会议室的使用状况;

　　2)部门或个人提出申请，经前台登记确认后记录在《会议室使用登记表》上;

　　3)部门或个人按时间使用会议室。

　　2、使用流程

　　1)部门或个人按会议室使用规定使用会议室;

　　2)部门或个人自行制定人员安排会务工作(公司级或重要接待除外);

　　3、交换流程

　　1)部门或个人使用完毕后，总经办人员有权检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正;

　　2)如部门或个人拒绝改正，将根据本规定对责任人作出处罚：①负责会议室清洁卫生一星期;②如造成经济损失的，照价赔偿;③经劝说后仍未自觉遵守各项规定，将停止其继续借用会议室。

　　会议室使用流程图：

　　五、本规定自批准之日起执行，其解释权归办公室。

篇5：公司会议室管理制度(2)

篇一：公司会议室管理制度

　　公司会议室管理制度

　　为了正确、规范的使用视频会议系统，提高会议举办的效率及质量，发挥会议室作用，给员工创造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际情况，对会议室的管理作如下规定。

　　第一章 管理部门及管理职责

　　第一条 公司会议室由公司行政部管理，各项目会议室由各项目行政部管理。

　　第二条 公司行政部职责：

　　(一) 负责公司例会的通知;

　　(二) 会议室的安排与协调;

　　(三)负责公司例会会前物资的准备;

　　(四)负责公司例会的会议记录;

　　(五)保证室内整洁卫生、设施完好。

　　第三条 在例会结束后，及时起草会议纪要，并向会议召集人落实上次例会跟踪事项报告，一并发至各部门经理和高管的邮箱。

　　第二章 会议室使用规定

　　第四条 为了避免会议室使用时发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天由向公司行政部提出申请，填写会议室使用登记表，以便统一安排。

　　第五条 临时召开的紧急会议需要使用会议室时，要及时通知公司行政部并在会后完善登记。

　　第六条 如遇公司紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则协商解决。

　　第七条 各部门申请使用会议室时，需明确使用设备、使用时间、参加人数、以及与会后与行政部门检查交接会议室的人员等。

　　第八条 除公司会议特别要求提供糕点、水果、茶水等会议物资，其余会议一律不予提供;部门会议中需要准备糕点、水果、茶水等由会议组织部门自行准备，公司行政部在紧急情况下可协助准备，但费用由各部门自行协调。

　　第九条 会议室使用期间，请爱惜会议室的设备设施，使用部门需保持会议室的整洁，不允许有乱丢垃圾、乱扔纸屑等;请不要在桌椅上写画、敲击和刻画，请不要改变会议室设备、家具的位置，爱护会场设施(包括：麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等)，使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、白板、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调，并通知行政部行政文员共同检查交接，

　　如会议涉及使用视频会议系统，行政部需增加设备管理员共同参与检查交接。

　　第十条 使用完毕后，使用部门负责清洁会场，并与公司行政文员、设备管理员共同检查交接后共同填写完毕使用登记表后交行政部留档备案。

　　第三章 公司视频会议系统设备管理

　　第十一条 视频会议系统主要由摄像头、话筒、视频会议系统服务器、会议专用电脑、图像显示设备(投影仪、电视机、显示器)、音箱设备等构成。

　　第十二条 视频会议系统设备是会议专用设备，除开展视频会议外，严禁挪作他用。

　　第十三条 现公司总部与各项目、项目与项目之间均可进行会议对接。但在项目与项目之间进行对接时需通知总部行政部，由总部行政部安排专人打开总部服务器终端方可使用。

　　第十四条 严禁在视频会议专用电脑上安装无关软件，系统管理员每周定期对视频会议专用电脑做好防毒、系统清理等维护工作。

　　第十五条 视频会议系统各项参数已设定好，与会人员在使用时，不得随意更改。

　　第十六条 视频会议系统设备由公司指定专人管理与维护，非工作人员请不要随意使用有关设备，与会人员在使用过程中发现设备问题，可即时与行政部主管经理和系统管理员联系，进行设备调整，对

　　于专业维修则由行政部反馈至供应商，做出故障排除及修复。

　　第十七条 公司各部门如要使用公司视频会议系统，需提前1天通知公司行政部，会议当天与会部门负责人同系统管理员提前1小时到公司主会场做会议准备，随时与分会场与会人员进行视频和音频的效果调试，确保视频会议的正常使用。

　　第十八条 会议结束后，需将视频会议系统各设备切断电源，以免造成不必要的浪费和损失。

　　第十九条 因视频会议使用的特殊性，仍需在使用过程中根据使用情况进一步调试，因此各部门在使用过程中如有建议或意见，请及时告知总部行政部，总部行政部将及时向供应商反馈并调整。

　　第四章 附则

　　第二十条 本规定自公布之日起执行。

　　第二十一条 未尽事宜由公司行政部解释。

　　会议室使用登记表

　　年月日 注：1、使用部门如需要饮用开水和茶叶等，请自行准备。

　　2、非工作人员请不要随意使用有关设备。

　　3、请不要在桌椅上写画、敲击和刻画，请不要改变会议室设备、家具的位置，爱护会场设施(包括：麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等)。

　　4、使用完毕后，使用部门负责清洁会场，并与公司行政文员共同检查交接后共同填写完毕使用登记表后交行政部留档备案。