物业公司质量体系文件和资料管理标准作业规程
1.0目的
规范质量体系文件和资料的管理，确保质量体系文件和资料使用的有效性。
2.0适用范围
适用与质量体系文件、相关外来文件的管理。
3.0职责
品质拓展部负责质量体系文件和资料的管理。
4.0要点和实施
4.1质量体系文件的编写、审核、批准、发布、发放按《质量体系文件编制标准作业规程》执行。
4.2质量体系文件的使用。
4.2.1品质/拓展部应确保凡授权范围内的人员均能及时得到有效版本的文件。
4.2.2各部门及所有工作人员应确保不持有、不使用作废/失效的文件。
4.2.3文件的持有部门和持有人员不得将持有的文件转借、复印或作非授权的涂改。
4.3质量体系文件的保管。
4.3.1文件的保管环境应适宜于防止文件的丢失、损坏和涂改。
4.3.2文件保管方法应便于存取查阅。
4.3.3应保持文件夹的完整、齐全。
4.3.4文件的持有部门或持有人员应持有经批准的带现行更改状况的有效文件的清单，以便于了解文件变动的情况和检索。
4.4质量体系文件更改的控制。
4.4.1文件的更改必须由文件的原编写部门负责填写相关表格，经文件原审核人和批准人审核、批准后方可进行更改。若原审核人、批准人发生变动，则应由其职务的接任人负责审核、批准。文件更改的内容由文件原编写部门拟定。
4.4.2文件更改应由品质/拓展部通知的形式发布，以使文件夹的持有部门和持有人了解文件的更改内容和更改后的标识。
4.4.3通知仅下达给公司持有该文件受控文本的部门和人员进行更改，但程序文件和质量手册换版时，则应将换版后的文件送达第三方认证机构。
4.4.4问更改的方式。
文件更改的方式在《文件更改申请表》上予以规定，并且由品质/拓展部进行。更改的方式可以采用划改、换页或换版的方式进行，但划改时，应能辨认更改前的内容。
4.4.5文件更改的标识和记录
文件更改后应在文件的版本标识、修改状态标识上予以识别，在文件更改记录上及时予以记录，以便核对、识别。
4.4.6文件的换版。下列情况之一，文件应予以换版：
(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)时;
www.pmceo.com-物业经理人
(2)同一文件一次更改内容较多时。
4.5作废/失效质量体系文件处置。
4.5.1品质/拓展部应在更换新页或新版的同时，撤回旧页或旧版本文件。
4.5.2撤出的旧页或旧版本文件，品质/拓展部资料管理员应在《作废/失效文件清单》上予以记录，并在每页上加盖蓝色“作废”或“失效”印章。
4.5.3作废/失效文件在适当的时间(如一年)集中销毁的方式应考虑方便、适用、可行。销毁前在《作废/失效文件清单》上予以记录。
4.5.4留作资料以供法律/累计知识需要的作废文件，应经管理者代表同意，并在其每页上加盖蓝色“参考”印章。
4.6外来文件的管理。
4.6.1外来文件包括：
(1)本行业强制执行的法律、法规、条例;
(2)本公司选定执行的国家或行业标准;
(3)业主或其他单位提供的有关物业管理的来文、来函。
4.6.2属于本程序前条的第1、2项的外来文件一律应处于受控状态，既在其封面或z6尊龙app官方网站首页上加盖蓝色“受控文件”的印章。需分发的，还应编号并办理发放签收。
4.6.3对于外来文件，品质/拓展部资料管理员应建立收/发台帐，以便追溯其来源和分布。
4.7文件的归档。
4.7.1质量体系文件和外来文件一律应归档。
4.7.2归档文件一律为正本且不加盖受控状态标识和编号(外来文件除外)。
4.7.3文件的发布、更改、处理的相关表格应随正本一起归档。
4.7.4文件的更改通知、更改换页、换版的文件一律归档。
4.7.5品质/拓展部应按本规程文件更改条款规定，对归档文件实施更改。但原归档文件不撤出，仅加盖“作废”或“参考”蓝色印章。
4.8文件的补发按《质量体系文件编制标准作业规程》的相关规定执行。
4.9质量体系文件的借阅。
4.9.1公司外部人员需借阅文件时应符合下列条件之一：
(1)是公司的服务对象;
(2)是公司的主管上级;
(3)是公司的承包方;
(4)按法律、法规或合同规定提供借阅的需方。
4.9.2公司可以借阅的文件应不涉及公司人事、商业和技术机密，但上款第4项的除外。
4.10人员离开公司或工作岗位发生变化时，品质/拓展部负责回收所发文件，并在文件发放签收-记录中注明回收原因和时间。
4.11公开文件的控制。
4.11.1凡公开的文件如向业主或住户提交或发布的程序、手册、规定、收费标准等均属受控文件范围。
4.11.2凡公开的文件均应注明文件编码、版本号、生效日期。
4.11.3负责实施公开文件的部门应指定专业人员负责此项工作。
4.11.4凡公开的文件夹发生更改时，应以原公开的形式，在原发放或公布的范围内今年性更改，以便更改的内容为业主或住户所了解。
4.11.5凡张贴于公司内部的程序文件、作业指导书，包括公开张贴文件其中的部分(外来文件除外)，均应标明文件编码、版本号并加盖“受控文件”印章。
4.12品质/拓展部负责保存文件和资料管理形成的全套记录，各部门或文件持有人负责保存持有的记录，保存期为3年。
5.0记录
5.1《文件销毁申请表》文件编码：
6.0相关支持文件。
篇2：物业质量体系文件和资料管理标准作业规程
1.0目的
规范质量体系文件和资料的管理，确保质量体系文件和资料使用的有效性。
2.0适用范围
适用与质量体系文件、相关外来文件的管理。
3.0职责
品质拓展部负责质量体系文件和资料的管理。
4.0要点和实施
4.1质量体系文件的编写、审核、批准、发布、发放按《质量体系文件编制标准作业规程》执行。
4.2质量体系文件的使用。
4.2.1品质/拓展部应确保凡授权范围内的人员均能及时得到有效版本的文件。
4.2.2各部门及所有工作人员应确保不持有、不使用作废/失效的文件。
4.2.3文件的持有部门和持有人员不得将持有的文件转借、复印或作非授权的涂改。
4.3质量体系文件的保管。
4.3.1文件的保管环境应适宜于防止文件的丢失、损坏和涂改。
4.3.2文件保管方法应便于存取查阅。
4.3.3应保持文件夹的完整、齐全。
4.3.4文件的持有部门或持有人员应持有经批准的带现行更改状况的有效文件的清单，以便于了解文件变动的情况和检索。
4.4质量体系文件更改的控制。
4.4.1文件的更改必须由文件的原编写部门负责填写相关表格，经文件原审核人和批准人审核、批准后方可进行更改。若原审核人、批准人发生变动，则应由其职务的接任人负责审核、批准。文件更改的内容由文件原编写部门拟定。
4.4.2文件更改应由品质/拓展部通知的形式发布，以使文件夹的持有部门和持有人了解文件的更改内容和更改后的标识。
4.4.3通知仅下达给公司持有该文件受控文本的部门和人员进行更改，但程序文件和质量手册换版时，则应将换版后的文件送达第三方认证机构。
4.4.4问更改的方式。
文件更改的方式在《文件更改申请表》上予以规定，并且由品质/拓展部进行。更改的方式可以采用划改、换页或换版的方式进行，但划改时，应能辨认更改前的内容。
4.4.5文件更改的标识和记录
文件更改后应在文件的版本标识、修改状态标识上予以识别，在文件更改记录上及时予以记录，以便核对、识别。
4.4.6文件的换版。下列情况之一，文件应予以换版：
(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)时;
(2)同一文件一次更改内容较多时。
4.5作废/失效质量体系文件处置。
4.5.1品质/拓展部应在更换新页或新版的同时，撤回旧页或旧版本文件。
4.5.2撤出的旧页或旧版本文件，品质/拓展部资料管理员应在《作废/失效文件清单》上予以记录，并在每页上加盖蓝色“作废”或“失效”印章。
4.5.3作废/失效文件在适当的时间(如一年)集中销毁的方式应考虑方便、适用、可行。销毁前在《作废/失效文件清单》上予以记录。
4.5.4留作资料以供法律/累计知识需要的作废文件，应经管理者代表同意，并在其每页上加盖蓝色“参考”印章。
4.6外来文件的管理。
4.6.1外来文件包括：
(1)本行业强制执行的法律、法规、条例;
(2)本公司选定执行的国家或行业标准;
(3)业主或其他单位提供的有关物业管理的来文、来函。
4.6.2属于本程序前条的第1、2项的外来文件一律应处于受控状态，既在其封面或z6尊龙app官方网站首页上加盖蓝色“受控文件”的印章。需分发的，还应编号并办理发放签收。
4.6.3对于外来文件，品质/拓展部资料管理员应建立收/发台帐，以便追溯其来源和分布。
4.7文件的归档。 4.7.1质量体系文件和外来文件一律应归档。
4.7.2归档文件一律为正本且不加盖受控状态标识和编号(外来文件除外)。
4.7.3文件的发布、更改、处理的相关表格应随正本一起归档。
4.7.4文件的更改通知、更改换页、换版的文件一律归档。
4.7.5品质/拓展部应按本规程文件更改条款规定，对归档文件实施更改。但原归档文件不撤出，仅加盖“作废”或“参考”蓝色印章。 4.8文件的补发按《质量体系文件编制标准作业规程》的相关规定执行。
4.9质量体系文件的借阅。
4.9.1公司外部人员需借阅文件时应符合下列条件之一：
(1)是公司的服务对象;
(2)是公司的主管上级;
(3)是公司的承包方;
(4)按法律、法规或合同规定提供借阅的需方。
4.9.2公司可以借阅的文件应不涉及公司人事、商业和技术机密，但上款第4项的除外。
4.10人员离开公司或工作岗位发生变化时，品质/拓展部负责回收所发文件，并在文件发放签收-记录中注明回收原因和时间。
4.11公开文件的控制。
4.11.1凡公开的文件如向业主或住户提交或发布的程序、手册、规定、收费标准等均属受控文件范围。
4.11.2凡公开的文件均应注明文件编码、版本号、生效日期。
4.11.3负责实施公开文件的部门应指定专业人员负责此项工作。
4.11.4凡公开的文件夹发生更改时，应以原公开的形式，在原发放或公布的范围内今年性更改，以便更改的内容为业主或住户所了解。
4.11.5凡张贴于公司内部的程序文件、作业指导书，包括公开张贴文件其中的部分(外来文件除外)，均应标明文件编码、版本号并加盖“受控文件”印章。
4.12品质/拓展部负责保存文件和资料管理形成的全套记录，各部门或文件持有人负责保存持有的记录，保存期为3年。
5.0记录
5.1《文件销毁申请表》文件编码：
6.0相关支持文件。
篇3：cm物业质量体系文件和资料管理标准作业规程
cm物业质量体系文件和资料管理标准作业规程
1 目的
规范质量体系文件和资料的管理，确保质量体系文件和资料使用的有效性。
2 适用范围
适用于质量体系文件、相关外来的管理。
3 职责
品质部负责质量体系文件和资料的管理。
4 要点和实施
(1)质量体系文件的编写、审核、批准、发布、发放按《质量体系文件编制标准作业规程》执行。
(2)质量体系文件的使用
a)品质部应确保凡公司需要的部门人员均能及时得到有效版本的文件。
b)各部门及所有工作人员应确保不持有、有使用作废/失效的文件;
c)文件的持有部门和持有人员不得将持有的文件转借、复制或作非授权的涂改。
(3)质量体系文件的保管
a)文件的保管环境应适宜于防止文件丢失、损坏和污染，
b)文件保管方法应便于存取查阅;
c)应保持文件夹的完整、齐全;
d)文件的持有部门或持有人员应持有经批准的带现行更改状况的有效文件的清单，以便于了解文件变动的情况和检索。
(4)质量体系文件更改控制
a)文件的更改须由文件夹的原编写部门负责填写《文件更改审批单》，经文件原审核人和批准人审核、批准后方可进行更改。若原审核人、批准人发生变动，由应由其职务的接任人负责审核、批准。文件更改的内容由文件原编写部门拟定。
b)文件更改应由品质部以《文件更改通知单》的形式发布，以使文件夹的持有部门和持有人了解文件的更改内容和更忙乱后的标识。
c)《文件更改通知单》仅下达给公司持有该 文件受控文本的部门和人员进行更改，但程序文件和质量手册换版时，则应将换版后的文件送达第三方认证机构。
d)文件更改的方式：文件更改的方式在《文件更改审批单》上予以规定，并且由品质部进行，更改的方式可以采用划改、换页或换版的方式进行，但划改时，应能辩信更改前的内容。
e)文件更改的标识和记录：文件更改后应在文件的版本标识、修改状态标识上予以识别，在文件更改记录上及时予以记录，以便核对、识别。
f)文件的换版。下列情况之一时，文件京戏予以换版：
★同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)时，
★同一文件一次更改内容较多时。
(5)作废/失效质量体系文件的处置
a)品质部资料管理员应在更换新页或新版的同时，撤回旧页或旧版本文件。
b)撤出的旧页或旧版本文件，品质部资料管理员应在《作废/失效文件清单》上予以记录，并在每页上加盖蓝色“作废”或“失效”印章。
c)作废/失效文件在适当的时间(如一年)集中销毁的方式应考虑方便、适用、可行。销毁前在《作废/失效文件清单》上予以记录。
d)留作资料以供法律/累计知识需要的作废文件，应经管理者代表同意，并在其每页上加盖蓝色“参考”印章。
(6)外来文件的管理
a) 外来文件包括：
★本行业强制执行的法律、法规、条例;
★本公司选定执行的国家或行业标准;
★顾客或其他单位提供的有关物业管理的来文、来函。
b) 属于本程序(6)a)第一、二项的外来文件一律应处于受控状态，即在其封面或z6尊龙app官方网站首页上加盖蓝色“受控文件”的印章。需分发的，还应编号并办理发放签收。
c) 对于外来文件，品质部资料管理员应建立收/发合账，以便追溯其来源和分布。
d) 公司实行外来文件阅批规定，即所有属于受控制范围的外来文件，由品质部经理填写《文件处理表》，连同文件一并呈总经理阅批，并按阅批意见传递分发或归档。
(7)文件的归档
a)质量体系文件和外来文件一律应归档;
b)归档文件一律为正本且不加盖受控状态标识和编号(外来文件除外);
c)文件的发布审批单、更改审批单、文件处理表应随正本一起归档。
d)文件的更改通知、更改换页、换版的文件一律归档。
e)品质部资料管理员应按本规程文件更改条款规定，对归档文件实施更改，但原归档文件不撤出，仅加盖“作废”或“参考”蓝色印章。
f)品质部资料管理员应建立《文件归档清单》;
(8)文件的补发按《质量体系文件编制标准作业规程》的相关规定执行。
(9)质量体系文件的借阅
a) 公司外部人员需借阅文件时应符合下列条件之一：
★是公司的服务对象;
★是公司的主管上级;
★是公司的分承包方;
★按法律、法规或合同规定应提供借阅的需方。
b)公司可以借阅的文件应不涉及公司从事、商业和技术秘密，但(9)a)的最后一款的除外。
(10)人员离开公司或工作岗位发生变化时，品质部负责回收所发文件，并在文件发放签收记录中注明回收原因和时间。
(11)公开文件的控制
a)凡公开的文件如向业主或住户提交或发布的程序、手册、规定、收费标准等均属受控文件范围。
b)凡公开的文件均应注明文件编码、版本号、生效日期。
c)负责实施公开文件的部门应指定专人负责此项工作;
d)心公开的文件发生更改时，应以原公开的形式，在原发放或公布的范围内进行更改，以便更改的内容为业主或住户所了解。
e)凡张贴于公司内部的程序文件、作业文件，包括公开张贴文件其中的部分(外来文件除外);均应标明文件编码、版本号并加盖“受控文件”印章。
(12)品质部负责保存文件和资料管理形成的全套记录，各部门或文件持有人员负责保存持有的记录，保存期为3年。
5 记录
《有效文件清单》
《文件更改审批单》
《文件更改通知单》
《更改记录》
《作废/失效文件清单》
《外来文件收/发台账》
《文件处理表》
《文件借阅登记表》
6 相关支持文件
《质量体系文件编制标准作业规程》
篇4：ts16949程序文件:质量体系文件和资料控制程序
ts16949程序文件:质量体系文件和资料控制程序
⒈目的:
对质量体系文件和资料进行控制，确保使用的文件和资料为有效版本。
⒉范围:
适用于质量体系运行中所有质量文件和资料的控制。
⒊职责:
3•1管理者代表组织"手册"和"程序文件"的编制、修订、管理工作，并对质量体系文件的内容进行必要的协调与控制。
3•2"手册"和"程序文件"由总经理批准。
3•3各相关部门负责各部门的质量体系文件和资料的管理。
3•4资料员负责质量体系文件资料的分发、控制、保管、归档工作。
⒋工作程序:
4•1文件及资料的分类与编号
4•1•1文件和资料分为以下几类:
①质量手册;
②程序文件;
③外来文件;
④其他质量文件。
4•1•2文件和资料分为受控文件和非受控文件:
①公司内发放的质量手册为受控文件，由管理者代表批准发放到公司外部的为非受控文件;
②程序文件为受控文件;
③受控文件用红色"受控"及"归口部门代号"印章标记。
4•2文件的编写
4•2•1管理者代表负责编写《质量手册》各个章节，手册内容应相互协调，避免重复与漏写。
4•2•2管理者代表组织有关部门人员根据《质量手册》的要求编写程序文件。
4•2•3其他质量文件按各职能部门的实际情况编写。
4•3文件的审批
4•3•1质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
4•3•2程序文件由主管相应要素的部门负责人审核，总经理批准。
4•3•3审批主要内容:
①内容是否符合qs-9000标准，职责是否明确、合理;
②各文件之间是否协调;
③与上级政策法规是否一致。
4•3•4部门z6尊龙app官方网站的业务范围的作业文件和第四层次质量文件由各部门负责人会签，管理者代表负责审批和控制。
4•4文件的发放
4•4•1质量手册与程序文件由总经理批准后的五天内发放，使用人在文件领用登记表上签字，受控文件必须加盖红色"受控"及"归口部门代号"印章。
4•4•2质量手册和程序文件发放范围:
①总经理、管理者代表、副总经理;
②各部门负责人。
4•4•3外来文件(包括顾客的图纸、软件)由文件接收部门根据文件内容发放至相关部门，文件原稿由资料员保管，文件作废后由资料员收回并填写销毁清单，报管理者代表批准后销毁。
4•4•4其他质量文件由文件制订部门根据文件内容发放给相关部门，领用人在文件领用登记表上签字。
4•4•5资料员编制和汇总公司质量体系文件和资料的有效版本清单，各部门编制本部门的质量体系文件和资料的有效版本清单。
4•4•6如文件发生破损，由文件执行部门提出书面申请，由管理者代表批准后由资料员发放、收回破损的文件，并在备注栏中注明"更换"字样。
4•5文件的复审与更改
4•5•1质量手册与程序文件结合内部质量审核、管理评审，每年复审一次。对不合适的文件应重新修订，对适用的文件在文件z6尊龙app官方网站首页右上方"文件编号"处加盖红色"****年确认"印章。年份用公元纪年表示。
4•5•2文件如在条文上需要更改，由原编制人员或管理者代表指定人员填写更改通知单，经原审批人员或经授权人员审批实施更改，并在手册/程序文件修改记录表(见附录a)上登记。
4•6文件的更换与作废
4•6•1文件如不适合公司发展的需要应重新修订或更换，管理者代表在新文件发布后5天内通知有关部门换用新文件。
4•6•2新版文件实施后，原文件自行作废，由资料员按原文件收/发登记表统一收回，并填写文件销毁清单，原版文件及一份复印件封存备查，并加盖红色"保留"印章。
4•7文件的管理
4•7•1文件经审核批准后，原版文件由资料员统一归档保存，并填写文件归档登记表。
4•7•2文件应妥善保管，防霉、防蛀，保管文件每年由管理者代表到文件持有部门检查一次并将检查结果纪录在《文件保管检查表》上，防止文件损坏。若有损坏应及时修补。
4•7•3文件原件一律不准外借，非本公司人员需借阅，由管理者代表审批后可借阅复制件，若需复制，应经总经理批准，并填写文件收/发登记表。任何部门未经批准，不准擅自复制受控文件。
⒌相关文件:
无。
⒍相关表单:
见清单。
篇5：iso14000相关资料： 环境管理体系文件编制的原则
iso14000相关资料：
文 件 名 环境管理体系文件编制的原则
●编制环境管理体系文件时应当依据如下材料
(1)gb/t 24001-iso14001环境管理体系规范及使用指南标准及其附录;
(2)gb/t24004-iso14004环境管理体系原则、体系和支持技术通用指南标准;
(3)适用的环境法律法规及其他要求;
(4)组织的环境管理现状和初始环境评审报告;
(5)组织现行的规章制度、操作惯例、规程和作业指导文件。
●环境管理体系文件编制的原则
(1)系统性、完整性和逻辑性
①环境管理体系文件的编制应从组织的整体出发，统一规划和策划，应反映组织环 境管理体系的特点，满足标准的所有要求，应充分覆盖体系的17个要素，并体现各要素的功能和它们之间的相互关系。
②文件的内容要形成一个有机整体，各级文件之间要做到逻辑关联、层次清晰、接 口明确、结构合理、协调有序，不能支离破碎或是矛盾百出。
(2)法规性和权威性
①环境管理体系文件是组织实施环境管理和保证环境因素得到有效控制的行为准则 ，体系文件应遵循iso14001标准以及适用的法律法规和其他要求。
②环境管理体系文件一经最高管理者批准发布，就成为组织内部必须执行的法规性 文件，是指导组织一切环境管理活动的行为规范和实施审核的重要依据。
(3)适宜性、符合性和可操作性
①环境管理体系文件的编制应适用于组织的实际情况，应充分体现组织的行业特点 、性质与规模，应反映组织环境因素的类别、技术状况和人员素质。
②体系文件应适用于组织内外部客观需求的不断变化，当组织的经营战略发生重大 调整、科技进步、市场导向发生变化、相关的法律法规改变时，体系文件应能够及时跟上这种变化，应反映出动态的特性，并随着环境管理体系的不断改进而得以完善。
③环境管理体系文件的策划和编制要反映组织环境管理活动的客观需求，文件编制要始终围绕符合性，标准要求的一定要写到，写到的一定是能够做到的，而且不仅要做到，还要确保其有效。
④无论体系文件是简是繁，其详略程度都应与组织的人员素质、技能和培训水平相 适宜，文件的编写方式应使实施者易于理解其规定的内容和要求，应避免产生歧异和不同理解，只有这样才能保证体系文件编制合理，便于实际操作。
(4)规范性和见证性
①各个层次的体系文件应保持统一的文件格式，文件的制、修订也应经过严格的相应职能的评审、确认和审批过程。
②体系文件可作为客观证据，包括适用性证据和有效性证据，向管理者、相关方和第三方认证机构证实组织环境管理体系运行情况。
(5)一体化思路和构想
应充分分析现行管理体系的状况，利用原有文件中适用的部分，补充和修改不适用和不完善 的内容，应重视与其他管理体系文件之间的协调一致，使各种体系文件之间合理衔接。